电子文件管理系统是指利用计算机、通讯技术等现代化手段，对机构、企业、组织等单位文档、档案进行全面管理和保护一种化系统。
它不仅可以方便快捷地完成业务流程、审批流程管理，还可以在多个部门或者地点共享、实时访问、及时处理文件。
如今，许多各行各业组织、企业纷纷开始引入电子文件管理系统，以提升管理、保密、安全等级。
现代企业在工作中，需要处理大量文件资料，如何高效地存储、管理、检索这些文件成为了一个非常重要问题。以往纸质档案管理方式显然已经不能满足现代企业需要。因此，越来越多企业开始转向电子文件管理系统（EDMS）。文将从五个方面详细阐述电子文件管理系统能。
电子文件管理系统最基能就是存储和管理企业电子文件。不同于传统纸质档案，电子文件可以存储在等电子设备中，方便进行备份和恢复。电子文件管理系统可以对企业电子文件进行统一管理，包括上传、下载、、移动、名称修改等作。文件管理系统还可以通过权限授权，限制员工文件作权限，可以有效确保电子文件安全。
随着企业化进程加速，企业电子文件数量也越来越多，如何快速地找到所需文件成为了一个问题。电子文件管理系统可以帮助企业实现快速检索企业文件。通过建立基于文内容全文检索引擎，让用户可以在海量文件中进行快速搜索，并且支持模糊查询、精确查询等多种查询方式。如此一来，可以节省企业员工查找文件时间，并提高工作效率。
随着电子文件不断修订、修改，怎样保存文件历史版成为了一个重要问题。电子文件管理系统通过版控制能帮助企业管理文件版。当文件版发生改变时，可以保留所有历史版，方便查询和审计。如果文档被修改后，不符合公司要求，可以及时恢复到先前版，有效防止文档被错误修改引起问题。
电子文件管理系统还提供了电子文件流程管理能，简化了企业内部文件审批、归档等流程。企业未发布文件需要部门/职员审核之后才能发布，系统流程管理能能够帮助企业规范审批流程，减轻了人工审核负担。通过流程审核电子文件可自动进行归档处理，提供更好档案管理方式。
电子文件安全同样非常重要。电子文件管理系统通过多项机制，保障数据安全。电子文件管理系统权限管理能可以实现不同用户针对不同文件夹、不同文档访问控制；针对各种风险安全策略则有效地预防了企业安全问题发生，如入侵检测、漏洞管理、数据备份等等。
随着技术发展和应用，大多数组织和企业以及部门纷纷引进了电子文件管理系统。这种管理方式已成为现代化办公环境中必不可少一部分，其应用范围越来越广泛。在文中，我们将探讨电子文件管理系统常见应用场景。
对于传统文件管理方法，如手工档案管理，其浪费时间、难以管理、易丢失等缺点已逐渐凸显出来。电子文件管理系统通过数字化方式使文件存储、检索和共享更加便捷，提高了组织机构内部文件管理效率。尤其对于一些跨地区、多部门机构来说，电子文件管理系统大大降低了沟通协作难度，同时也加强了机构安全能力。
还有一些机构会运用电子档案管理系统对大量重要文件进行数码存储，不仅节省了实体储物空间，还可协助备份重要文件以便保存与审核。
在行政管理领域，纸质文件产生和传递量非常大，难以保证文件安全和及时。电子文件管理系统可解决这个问题并推进政务数字化管理。例如医疗保健记录、出生证明、司法公正等重要文件存储与机关证件储存，它们电子管理可以在数据更新、备份与交流上保持数据安全，并且比纸质档案更节省时间和空间。
企业常行政管理也需要用到电子文件管理系统。在企业管理中，电子文件管理技术可以让不同部门之间即时沟通变得容易和快捷，运用电子文档共享平台可以为组织成员提供远程检索和使用便利。在企业中，经营者还可使用电子文件管理系统通过互联网进行供应链管理，从而大幅度降低企业协作成和提升管理效果。
在有些组织中，尤其是小型团队和团体，让组织成员之间远程共享文件变得关键，如运动会管理、志愿组织等等，这些组织往往需要一种便捷文件共享方式。电子文件管理系统可以提供一种安全可、有效文件共享和文档协作方式，极大地提高了成员之间工作效率。
除去常管理和行政办公，电子文件管理技术还加强了法律模式和存证体系效率，从而加强了工商管理方面各种审核规定和合规制度。这种管理方式使用户可以完全控制所有文件和记录，获得强大防伪措施及有效法律鉴定力度。因此，当涉及到许可、全球知名仲裁或在诉讼期间等严重情况时，对某些企业或组织来说，电子文件管理系统可以真正地为其提供帮助和安全保障。
如今，电子文件管理系统已经成为了许多企业和组织必不可少工具。它不仅方便了文件存储和处理，同时也提高了办公效率。在各种文件管理软件中选择最适合自己一款并不是一件容易事情。因此，文将为大家介绍几种常用电子文件管理系统软件。
FileHold是一个能强大企业文件管理软件，可以帮助用户方便地管理自己文件和文档。它支持多种类型文件，包括PDF、Word、Excel等，同时也可以轻松地进行搜索和访问。它还提供了版控制和权限管理选项，可以确保文件安全和完整。
与其他电子文件管理系统软件相比，FileHold优势在于其易用和灵活。用户可以根据自己需求进行定制，并且软件作界面也十分人化，方便用户迅速上手。
M-Files是一款专业电子文件管理系统软件，它支持各种文件类型管理和定制，包括电子邮件、Word文档、Excel电子表格等。与其他文件管理软件不同是，M-Files使用元数据对文件进行分类和组织，而不是传统文件夹层次结构。该软件还提供了一些高级安全选项，如加密和权限控制能。
尽管M-Files可以帮助用户方便地管理和分类文件，但由于其相对较为复杂作界面，需要一些时间才能熟悉和使用。
DocuShare是一个很受欢迎电子文件管理系统软件，用于存储、分享和管理各种类型文档。它拥有直观、易用用户界面，并提供灵活文件组织、搜索和访问选项。DocuShare还提供了一些安全特，如权限管理和备份能。
与其他文件管理软件相比，DocuShare优势在于其易用和可定制。软件界面看上去简洁明了，使得用户可以随时找到需要能，并且可以根据个人需要进行定制。
OpenKM是一款全能开源电子文件管理系统软件，用于存储、组织和处理各种类型文件和文档。它提供了许多有用能，如版控制、流程管理以及备份和恢复能。该软件还可以与许多其他应用程序集成，如邮箱和ERP系统。
对于那些需要进行文档管理方面定制用户来说，OpenKM是一种非常理想选择，因为它提供了大量自定义选项，从而满足用户特殊需求。
Alfresco是一款颇受欢迎企业级文件管理系统软件，它专门针对文件共享和协作设计。它支持多种类型文档，可以在Web浏览器中进行访问和编辑。该软件还有多种安全能，如权限管理和加密选项。
与其他文件管理系统软件相比，Alfresco优势在于其易用和协作。软件界面看上去很现代化，可以促进人们之间交流和协作。它还对移动设备有很好支持，在任何地方都可以随时查看或编辑文档。
经过总结，我们可以看出，在电子文件管理系统有哪些中，其优势十分明显。它大幅提高了文件管理效率和准确。通过电子文件管理系统，我们可以方便地进行文件共享、备份和传输，提高了工作协同效率。电子文件管理系统可以有效地保护文件安全，避免了意外误删或恶意篡改情况。
因此，加强和科学地应用电子文件管理系统有哪些对于提升企业化发展和管理，具有十分重要意义。在未来，随着技术不断发展和更新，电子文件管理系统也将不断完善，为我们工作和生活带来更多便利和有效。
