文档安全管理系统作为企业重要组成部分，有很多重要作用。
文档安全管理系统能够帮助企业加强保护，保证文档安全。随着化发展，企业存储文档越来越多，文档安全问题益突出，而文档安全管理系统可以对文档进行有效防护，更加有保障。
文档安全管理系统可以提高企业工作效率。采用文档安全管理系统可以解决企业文档管理中繁琐枯燥工作，使员工能够更专注地做好其他工作，进一步提高团队协作效率，为企业减轻负担。
文档安全管理系统还可以增强企业知识管理。企业将所有重要文档集中存储，不仅可以更好地掌握企业，还可以方便知识库管理和知识分享，促进企业知识产权保护和利用。
文档安全管理系统也是企业迎接数字化时代重要手段。在数字化风潮推动下，将化管理与文档管理有效结合，打造更加智慧、自动化企业方式，是企业未来可持续发展必要条件。
现代社会，化建设已经是必不可少了，数据量越来越大，泄露风险也越来越高。作为一家企业或机构，很多涉及到商业机密、用户隐私或者机密等需要被妥善处理和管理，一旦泄露就会给企业或机构带来巨大损失和影响，这时候一个好文档安全管理系统就显得尤为重要。
一旦重要文件被外界窃取或恶意篡改，企业业务和安全将会受到重大威胁。使用文档安全管理系统可以帮助企业制定安全策略、遵守内部制度和政策，从而更好地保护其机密，确保企业及其用户数据安全。
如今，已变得越来越职业化，危险因素随着互联网技术发展不断加强。传统文档管理在效率和安全方面都有不足，比如U、Email等文档传输方式都不太安全。如果企业可以引入文档安全管理系统，即使出现数据泄露情况，也能快速反应并采取有效措施
在有些情况下，员工需要多地协作处理文件，例如：项目合作、人力资源库等等。如果全凭邮件或者文件无序上传下载，特别是涉及到大量隐私，很容易产生数据丢失或混乱。企业可以通过使用文档安全管理系统来远程协助和推进工作，节省大量时间成和避免流失风险。
文档安全管理系统还配备了完善访问授权管理能，如限制员工对于某些敏感文件访问权限以及访问次数。这样既保证了资料安全，又增强了企业管理效率。而且文档安全管理系统作简单，可以简化公司内部员工人力培训成。
安全，需要严格身份认证机制。文档安全管理系统可以采用多种身份验证方式，包括单一登录（Single Sign-On）、双因素认证（2-Factor Authentication）和SSO接口等，以确保合法用户能够方便、快捷地登陆并完成相关作。
随着各类数据保规和GDPR出台，各类数据管理和加密证明工作不断推进，文档安全管理系统也需要在此基上进一步升级。最新版文档安全管理系统可以更好地满足益增长合规要求。
在众多企业公司常办公工作中，使用文档绝对是经常作一个工作。大量文件资料需要创建、共享、修改、存储等作，同时对于文件资料保密也需要管理者审核和员工认真遵守，减少资料泄露风险。因此，文档安全管理系统成为了企业进行文档管理实现高效、安全、可解决方案。那么，文档安全管理系统有哪些作用呢？接下来将详细阐述。
传统文件管理方式，都是依赖物理介质，如纸质、移动硬盘等，存在资料难以管理问题。而文档安全管理系统却可以通过文件版管理和流程控制机制，实现文件电子化管理，减少了在文件审批、查找、整理等方面人工成和耗费时间，提高了办公效率。
文档安全管理系统中一般都会有文件搜索能，可以根据关键字、期、部门等进行查找，当需要查找历史版文件时，系统可以自动归档，快速定位到需要查找文档版，并展示文件变动历史。这样就可以 避免资料遗漏、遗忘和重复创作，大幅提高处理效率。
企业对于文档资料重要不言而喻，有机密或者其他特殊更加突出文档资料，必须建立完善安全保护措施。文档安全管理系统可以分类管理文档，设置权限级别、审批流程、审批人等。这样可以在资料外泄时有责任可追溯，并且可以制定合理安全策略进行防护。
文档安全管理系统还具有其他强大安全能，如用户行为审计、数据备份、志管理、访问控制等，可以大程度地保障企业数据安全。保障紧要关头安全策略得当，安全防护体系才能够更好发挥作用。
在企业高速运转工作场景之中，多人协作是常态化存在，而文档安全管理系统也得以满足这种需求。文档安全管理系统可以将文件协同活动统一规范，原先涉及多部门、多人员协同完成任务，现在可以通过统一平台进行集成和处理。
利用文档安全管理系统可以实现文件驱动协同，无论是对于文件编辑、审批、回退还是分享都可以实现随时随地在线协同，在精细协同工作流程之中快速完成各项任务，让团队合作更加方便灵活。
文档安全管理系统可以帮助企业管理层轻松了解公司情况，有助于企业对于资料进行更加有效管理。可以从系统中获取数据，例如文件数量、协作流程、安全措施等，以此提高决策准确。
文档安全管理系统还可以分析文件使用情况和体系结构，帮助企业了解资料生命周期，以制定更好资料战略和管理计划。这些数据分析还可以病毒传播方向、资料外泄及其风险等重要问题。
在传统文档管理方式中，对于文件存储、备份、所需设备以及作业人员等所增加费用和危险都是不能忽视。也会带来潜在安全风险和保密问题，导致公司泄露风险加大。
而文档安全管理系统则解决了这些问题。由于系统中有自动化工具去管理这些文件，而且具有版控制和备份机制，在遇到类似U病毒攻击或者突发事件时，协同处理能力也将刹车减速化解困境，因而也能降低多种作成和风险。
通过使用文档安全管理系统作用有哪些，可以大大提高企业文档管理和安全保障能力。该系统可以实现对文档细粒度访问控制和审计，确保数据安全和团队协作顺畅。文档安全管理系统作用有哪些也具有数据备份和恢复能，可以在遇到突况时快速恢复数据。最重要是，文档安全管理系统作用有哪些还能提高文件共享效率，消除了安全风险和孤岛，找到了企业文档数字化转型之路。
