在企业中使用文档安全管理系统是非常重要。文档泄露可能会对企业利益产生负面影响，如损害品牌声誉和信任度，引发法律诉讼等等。因此，文档安全管理系统作用就在于保护企业敏感不被泄露，保障企业数据安全，确保企业合法合规。
文档安全管理系统可以基于角和访问级别来管理文件读写/访问权限，使得可以有效控制文件流转和未经授权访问。它还可以通过技术手段，如加密、自动备份、和审计等方法，帮助企业加强对敏感文件保护，确保文件完整和机密。
如今，随着技术快速发展，电子文档已经成为了人们常工作中必不可少工具。也面临着诸多安全风险和数据泄露威胁。因此，为保障文档安全，企业必须建立一套高效文档安全管理系统。
对于企业来说，机密文件保护至关重要，其中包括客户、商务合作协议等。如果这些文件被劫持或泄露，将给企业带来很大损失，甚至污染公信力。建立文档安全管理系统，可以确保重要数据备份和加密，防止不法分子通过攻击、恶意病毒、攻击等手段获取机密文件。
合适文档安全管理系统还可以对文档使用权限进行控制，避免重要文档被不当作并避免恶意修改。
在传统文件管理方式中，由于手工分类或者人命运转等原因，企业文件分类成过高，不利于企业内部流程协同。引入文档安全管理系统可以自动归档和分类，简化企业管理流程，提高企业管理效率，并增强了员工合作效率。
文档安全管理系统还可以规范文档处理流程，保证文件得到统一管理和控制，提高了工作效率。
例如，管理层可能需要对某个文档进行审核，普通用户可先将文档上传至平台，再次确认是否需要审核。审核过后，普通用户可以正常浏览、打印或者编辑该文档。
传统纸质文档在处理过程中需要打印、存储等繁琐手续，耗费大量人力、物力、财力。引入文档安全管理系统，企业可以通过电子文档传输和管理，减少使用纸质资料，保护环境，同时也更容易组织和管理文档。
相对于其他软件系统，文档安全管理系统实施和成相对较低，适合各种规模企业。在不断促进企业数字办公今天，软件供应商提供多样化安全解决方案只会越来越普及。
在化时代，各种企业、机构和个人都需要进行文档管理，而随着和移动设备普及，文档管理变得更为复杂、多样化和难以保障。因此，文档安全管理系统应用越来越普遍。那么，文档安全管理系统到底有哪些作用呢？接下来，我们将详细阐述。
文档安全管理系统使用云平台，可以把企业或个人重要文档集中储存。这些文档可以通过多种方式上传，例如电脑、手机、扫描仪、FTP上传等。用户可以根据权限设置文档访问范围，包括公开、私密、分享等。文档安全管理系统也采用安全加密技术，保障文档在传输过程中不被泄露和篡改。
对于企业来说，文档安全管理系统有助于简化文件存储和管理流程，节省空间和时间成，提高工作效率。对于个人用户来说，可以免去手动备份、携带U盘等繁琐作，方便快捷地管理和共享文件。
文档安全管理系统可以对上传文档进行版控制，方便用户查看文档历史记录和版差异。例如，在编辑文档时，用户可以同时查看其他用户修改，并进行管理和审批。版控制能不仅有助于确保数据准确和完整，还能提供恢复数据可保障。版控制能还适用于大型团队合作，可以避免因为不同版文件而导致重叠或不联系。
文档安全管理系统还可以进行权限管理，例如根据不同部门、用户和角设置不同等级访问权限，方便文档共享、协作和管理。这种权限管理不仅能够保证敏感不被泄露，还能防止误作和无关人员扰。
如果企业或机构需要向外部用户提供部分文档访问权限，也可以通过链接方式进行分享。这种方式避免了发送文档风险，同时也可以便捷地掌握文档使用情况和流向。
文档安全管理系统可以进行安全自动备份，避免数据因损坏或其他原因丢失。用户可以根据需求设置备份周期和方式，例如每备份，云端备份等。
安全备份还有助于恢复数据，保障企业或个人基权益。如果出现不可故障或事件，安全备份可以帮助用户很快恢复重要和数据文件，以最小限度地减少损失。
文档安全管理系统还可以对用户作行为进行记录，并提供志查询和审计能。通过对作历史监控和分析，可以检测并防范潜在漏洞、泄露和攻击行为。作记录还可以为管理者提供实用数据，可以用来员工行为并且帮助确定文档安全决策。这一能是一种必要安全策略，可以为用户和提供可、透明文档管理和安全作环境。
文档安全管理系统作用有哪些呢，可以总结为以下几点：
文档安全管理系统可以提高文档安全，防止文档泄露、篡改、丢失等问题。
文档安全管理系统可以实现文档传输、共享和存储，提高企业协同办公效率。
文档安全管理系统可以根据用户角制定不同权限，保护企业内部安全。
