公文管理系统是一种用于管理公文软件系统，其中包括各种工具和能，能够有效地协助管理者完成公文起、审批、传输、存储、查询、分发等全过程。它是一种系统软件，因为它是由多个软件模块组合而成，并且通过各种技术手段相互关联，形成了一个整体。
那么为什么叫做系统呢？这是因为公文管理系统不仅仅是一个简单软件工具，它还包含了丰富管理模式、业务流程、角分配、权限管理、数据分析等方面内容，可以覆盖企业或机关内部公文管理各个环节。因此，公文管理系统实质上是一个集成化系统，它将多个模块有机地结合起来，达到协同工作目。
在现代科技高速发展时代，电子化已经逐渐普及到各行各业，尤其是部门。公文管理系统就是一款帮助管理各类公文电子化系统。随着科技不断发展和国家政策推动，越来越多机构开始采用公文管理系统，以提高工作效率、优化办公环境。
公文管理系统是指通过计算机技术建立公文处理平台，可以覆盖机关内部所有公文生成、传输、收文、处理等全过程，并在此基之上实现内外部办公、协作、管理等多种化应用。也可以简单理解为机关通过计算机技术来管理公文工具。
公文管理系统是一套完整政务管理软件系统，提供了大量管理能，如公文分类、流转、归档、查询、统计、报表等，为机关工作提供依据、方便和保障。因此，公文管理系统对于提高机关工作效率，优化办公环境，保证行政规范和管理规范都具有重要意义。
（1）提高工作效率：公文管理系统通过自动化和化手段，使公文流转、处理等过程更加快捷高效。相较于传统文纸张方式，公文管理系统电子化化可以尤其利于公文流转、处理等过程。
（2）保证安全：公文管理系统通过权限管理等手段，不同权限用户只能获得对应作权限。这种方式可以提高公文安全，避免公文被不该看到人员所浏览，泄露机构内部机密等情况。
（3）便于查询和追溯：公文管理系统对每一个公文都有唯一标识符，可以方便进行追溯及查询。对于机构工作中一些恶意泄露、丢失、篡改等情况，公文管理系统存在稳健记录可为经过后续审计留下权威证据。
公文管理系统主要应用于各级机构及相关单位，如国家部委、地方、、、公检法、金融机构等组织中，都有大量公文需要进行处理。随着党风廉政建设不断推进，公文管理系统对于保障机构管理规范，提高工作效率具有重要意义。
公文管理系统主要采用了计算机、技术学科集成，运用成熟软件工程原理，实现公文管理所需各种业务流程和能软件。核心技术是以计算机技术为基，通过应用逻辑控制、系统结构设计、数据规范管理等一系列技术手段及方法，实现行政办公各方面业务自动化、化和规范化，以期达到高效、安全、灵活和便捷行政办公系统。
随着计算机与技术飞速发展，公文管理系统也在不段地更新优化能，使之更符合政务管理需求。未来公文管理系统将朝着移动化、云化、智能化、人工智能化等趋势发展。新技术应用也将使得公文管理系统从单一公文处理平台，发展成为政务综合管理平台。
公文管理系统属于系统软件，因其可以在管理公文与其他系统软件相接合，提升工作效率，便于统一管理与处理各种。
因此，公文管理系统属于系统软件，其名称“系统”也有同样意义--该软件可以与其他系统软件联为一个整体，实现共享、流转与处理，为企业或机构管理提供了高效便捷方式。
