公文管理系统，是指通过计算机技术与技术装置管理体系，实现对公文资料、电子文件及协作流程等全方位实时监控和管理。
公文管理系统根据使用对象不同，主要分为办公室、文件会签室和文件收发室等多种形式，通常包括收文管理、发文管理、会签管理、印章管理、报表输出等能模块。
当今社会，办公室离不开电脑。随着通信技术发展，一些纸质传递过程已经被数字化流程所替代。公文管理系统就是一款数字化流程管理软件，非常适用于公文、合同等文件及资源管理和协同。那么，公文管理系统究竟能够实现哪些能带来便利呢？
公文管理系统可以分类型、属、时间对作人员所有文档进行管理，包括对文档重要度、紧急度、文件编号、密级等处理。还可以将所有文档分类组织，并设置如编辑、预览、打印、下载等各种权限控制方式。它还支持搜索能，方便用户查询目标文档。
它也提供了互联网云平台存储方式，以减少企业存储成，也能在任何地方使用，方便地进行资料和文档共享和交流。
公文管理系统能实现企业内部各项流程管理，如请假申请、报销审核、合同审批等。它在流程流转方面可以制订审核规则、审批流程和权限管理等，追踪每个作人员审批轨迹，极力保证流程合法。
相对传统审批方式，公文管理系统通过自动、快速、准确地处理复杂流程，大大缩短了流程时间成。系统审批数据流程是可跟踪，确保了所有作都是安全。
公文管理系统能够在企业内部快速推送，为了方便及时，该系统支持多种形式如微信推送、短信、邮件，特别是移动端，移动端在企业合作中重要越来越突出，异地办公、出差等情况，公文管理系统可以快捷到达，及时处理问题，有助于企业协同工作。
对于企业协同工作，公文管理系统将企业内部软件进行联动，可以与OA、CRM、ERP等系统进行数据协调，以进一步提高团队协同效率。用户在协同编辑时，该系统也可以进行人员协调、版管理等处理，保证合作数据准确和同步。
随着数据沉淀不断增多，数据泄露安全风险也逐渐加大，公文管理系统提供了多种数据存储和保护措施，包括数据备份、数据加密、访问权限控制等保护机制，保护用户文档资源安全。
公文管理是针对机关单位、团体组织在公文处理中所需进行管理工作，并使用计算机软件辅助完成公文处理一项工作。在现代化公文管理中，公文管理系统通过计算机技术实现电子公文处理，并拥有多种能。
公文管理系统最基也是最重要能就是电子公文收发。公文管理系统可以识别和存储多种文件格式（如DOC, XLS, PDF等等），简化收发过程，提高效率。当然，我们必须把所有文件结构和语义规范制定好，才能实现系统能和管理可。
在电子公文收发方面，公文管理系统还应有一个良好审批流程设置。这种审批流程可以让用户了解公文处理情况和进程，并可根据需要选择发送范围和转发对象。审批流程要制定完整，可追溯强以便对该公文进行准确合理而又快速处理。
公文管理系统另一个实用能是稿箱。稿箱为用户提供了一个临时存放公文、编辑公文场所，各个环节人员都可以直接对公文内容进行修改，最终确保版控制正确和工作效率。
在稿箱中，公文管理系统常提供一些预设格式供用户选择，加快编写公文速度同时提升公文质量。它还能将多个公文稿进行合并，形成一个完整公文文件，记录了多个处理者历程，将过程表述清晰，在主送和抄送方面给出了具体指示。
公文管理系统设置公文查询原因在于需要查阅历史公文情况。有了公文查询能，用户无需花费大量时间在手动寻找公文上，而是可以利用公文编号或其他相关字段快速查询所需公文，大大提高了公文处理效率。
公文查询应当包括一个完备查询条件。最典型方法是按照公文类型、发文单位、时间范围等字段筛选，使得不需要那么多查阅限制条件更精准查阅到结果。 公文管理系统查询结果能够显示发文方、标题、期、正文等详细, 称之为正文查询。我们只需要点击一下就可以全面了解公文内容，方便快捷。
在公文签批完成之后，需要对电子公文进行打印，以便于人工签字、盖章、报送和存档。公文管理系统应该能够方便地导出公文数据为Word、HTML等标准格式文件，从而使打印和存档更加方便高效。
在公文打印时，为了保证公文质量，公文系统还应该考虑纸张尺寸、行距、字体大小等排版格式，使得打印出来文质量更好，十分精美和专业化。
公文处理中难免遇到各种问告问题，公文管理系统可以提供多种加密机制和安全控制来有效防止外泄和文件丢失。
一个完善安全检测机制需要对文件内容进行多步骤验证，例如文档MD5校验、时间、数字签名、密码认证等等。公文管理系统还应该有一个具有运行状况检测和审计报告能安全管理系统， 建立安全计算管理体系，及时发现并解决安全问题，保证用户隐私安全。
通过对公文管理系统能进行总结，我们可以发现，公文管理系统能有哪些优势在于其能够快速、准确地处理公文事务，提高了工作效率和管理精细度。
公文管理系统能诸多优点将进一步提升企业和机关工作效率和管理水平，是一款值得推广和应用优秀办公软件。
